Maneja el tiempo a tu favor

La mayoría de mujeres son probablemente los seres más ocupados en este planeta. No por ello todas tienen el gozo de contar con una visión de vida, y por ello algunas, se fatigan con el corre-corre de su agitada rutina. Así es que tómate un tiempo para reflexionar y dar sentido a cada hora del día.

Una emprendedora es una persona cuyo estilo de vida se centra en encontrar solución a uno o varios problemas, ya sea que le afecten directamente o no. “Ve una situación y la resuelve, hace algo al respecto. Hay emprendedoras en los negocios, en las empresas, en política, en organizaciones no lucrativas, en iglesias y, por supuesto, en casa”, explica Julio Zelaya, director de sueños de la organización Fábrica de sueños.

De acuerdo con el experto, un estudio realizado entre hombres y mujeres demostró que una de las principales causas para emprender en el género femenino es la maternidad. Lejos de que sus proyectos tengan como prioridad hacer dinero o destacar, lo más importante a determinada edad es tener suficiente tiempo para compartir con la familia.

Pero no se trata de ser una buena ama de casa, esposa y madre porque sí. De hecho, muchas mujeres son todo eso y encuentran el estímulo para emprender en otras áreas. Las preguntas clave son: ¿Estás usando tus talentos con pasión?, ¿responde esta pasión a un propósito? y ¿es este propósito rentable? 

Para Carlos Hurtarte, especialista en manejo del tiempo, esto se traduce en tener una visión de vida y hacer que el horario cotidiano responda a ese propósito. Bien puede ser retirarse del trabajo a los 60 años, tener la satisfacción de haber sido una buena madre o haber iniciado un negocio propio. El punto es que lo que hagas hoy compromete tu futuro.

Uno de los ejercicios que este profesional practica con ejecutivos en sus seminarios es pedirles que elaboren una lista de las cosas más importantes en su vida. Luego deben describir su agenda cotidiana y al comparar las citas que programan día a día, ninguna o muy pocas responden a sus prioridades en la vida. “No hay cita con Dios o dicen ‘con mis hijos miramos televisión’ y eso no es una cita, las únicas citas corresponden al trabajo y esa no es la prioridad en su vida”, señala. 

Y es que al ponerse en zapatos de mujer, no es fácil hacer tiempo para la diversidad de cosas en las cuales se ve involucrada debido a la variedad de papeles que desempeña: esposa, madre, hija, amiga, jefa, lideresa y trabajadora, entre otros. La única manera de jugar todos los roles y avanzar de manera paralela es haciendo una agenda en la cual se incluyan metas específicas a corto, mediano y largo plazo, para cada una de estas áreas, sugiere Hurtarte. Para lograrlo debes tener en cuenta algunas recomendaciones de William J. Bond, recopiladas en su libro 149 formas de aprovechar mejor el tiempo:

• Sé puntual y solicita a los demás que también lo sean en las citas contigo.
• No asumas responsabilidades que les corresponden a otras personas.
• Evita platicar con personas que tienden a exagerar las cosas y se mueren por contarte asuntos privados, a no ser que se trate de amigos íntimos.
• Cuando hayas caído en rutina, pregúntate si hay otra manera de hacer mejor las cosas.
• Sé consciente de cuánto hablas en el día y evita las llamadas telefónicas innecesarias.
• Establece prioridades constantemente.
• Identifica los momentos más productivos de acuerdo a tus niveles de energía y aprovéchalos al máximo.
• No conserves objetos ni documentos innecesarios y guarda cada cosa en el lugar que le corresponde.
• Sé muy cuidadosa al hacer citas, para evitar confusiones que no sólo afectarán tu organización del tiempo, sino también la relación con otras personas.
• Evita caer en una actitud perfeccionista.
• No dejes para el día siguiente las cosas que puedes resolver en el momento.
• Confirma una cita antes de salir de casa o de la oficina.
• No te comprometas a hacer algo para lo cual no tienes todas las habilidades o por lo menos no lo hagas sola.
• No esperes hasta el último momento para ejecutar una acción importante.
• Nunca abandones tus metas, haz un plan y dedícales un tiempo específico cada día o cada semana.
• Si planear una actividad por ti misma es una tarea titánica, solicita ayuda o delega cuando sea necesario.
• No pases mucho tiempo recorriendo un centro comercial, viendo televisión, leyendo o durmiendo.

Cuando decides dar vida a un proyecto, debes tener en cuenta que los únicos dos valores manejables son el tiempo y el dinero, explica Hurtarte. Respecto al primero, debes ser muy ágil para aprovecharlo a tu favor, pues en la realidad son muchas las amenazas a la agenda personal, entre ellas las siguientes:

• Pensar equivocadamente que el horario es rígido. Si bien se tiene una lista de actividades establecidas desde muy temprano hasta el final del día, la agenda es una guía para cada jornada, considerando las metas a corto, mediano o largo plazos.  
• También es un error pensar que el trabajo es exclusivamente de lunes a viernes, y que todas las demás actividades y obligaciones que se tienen en casa deben atenderse el fin de semana. Esto hace que las horas disponibles para descansar el sábado y el domingo se reduzcan, y el cansancio invada de nuevo el domingo por la tarde y noche, eliminando la motivación de volver al trabajo el lunes.
• Mucha gente cree que con hacer su agenda todo estará bien, pero si no hay una visión, una idea clara de lo que se quiere lograr, no se estará aprovechando de manera eficiente el tiempo. Cada actividad que se realiza en el día tendrá impacto por lo menos en los 20 años siguientes, y si lo que se quiere es, por ejemplo, que un hijo vea a su mamá como su amiga, tendrá que dedicar un período específico cada día para compartir con él.
• No tener una visión impide realizar actividades positivas a largo plazo. Cuando sólo se está cumpliendo con una actividad anotada, es fácil olvidar el hábito de llevar una agenda, se empieza a anotar en cualquier papel y se lleva una calendarización sin sentido. La única manera de salir de una crisis es teniendo un plan de actividades a largo plazo, sin confundirlo con la ilusión por hacer algo, reitera Hurtarte.  
• Otro error, señalado por el experto, es llegar al trabajo, encender la computadora y ponerse a leer los correos electrónicos. Esto hace que la persona actúe reactivamente ante un correo o llamada y no siga una correcta programación del día. Se sugiere organizar la jornada con efectividad, seguir dicho plan y destinar un tiempo específico para este tipo de actividades. Lo mismo aplica a la correspondencia física y el Messenger.
• El mal manejo de las reuniones es otra de las causas de una incorrecta administración del tiempo. Una reunión imprevista conlleva a dejar pendientes de trabajo antes de asistir a la reunión, durante el encuentro se trata un tema que genera trabajo de última hora y al regresar al escritorio habrá aumentado el número de pendientes, a esto hay que sumar las llamadas perdidas y correos electrónicos por responder.
• Las interrupciones son inevitables, de hecho se estima que en un ambiente de oficina se produce una pausa de labores cada siete minutos, ya sea por una llamada de teléfono, porque entra un correo electrónico, porque alguien te habla, necesitas ir al baño o cualquier otra razón.
• La vida personal también tiene una gran influencia en la forma de manejar el tiempo en el trabajo. Muchas interrupciones son resultado de no cerrar círculos, ya sea una relación de pareja tormentosa, una mala comunicación con los hijos o con la empleada doméstica. Cuando las personas tienen control de su vida privada, eliminan del 15 al 20 por ciento de interrupciones laborales. 
• Otra interrupción importante tiene que ver con las deudas. No tener control de las finanzas personales puede dar como consecuencia interrupciones constantes como cobros de la tarjeta de crédito, un problema común en casi el 80 por ciento de tarjetahabientes, según Hurtarte.
• Te preguntarás ¿y qué hago con los factores externos? Es cierto, hay cosas que no puedes controlar, incluso se considera que éstas abarcan del 20 al 25 por ciento del tiempo en una jornada normal, aunque en los seminarios dirigidos por Hurtarte se ha concluido que el porcentaje asciende del 50 al 60 por ciento. Entre estos factores se encuentra la congestión vehicular. Las recomendación en este caso es no transitar en horas pico, por ejemplo al programar una cita, y salir un poco antes de casa por las mañanas, lo que implica descansar adecuadamente en la noche anterior practicando alguna actividad relajante antes de dormir.  
• Dedicarse a una actividad, luego a otra y convertirse en una mujer apagafuegos es lo que en administración de empresas se conoce como gerencia de crisis. Aunque la mujer tenga cierta inclinación natural a hacer varias cosas a la vez, debe tener cuidado de no gastar su energía en actividades que no aportan nada para sus propósitos. Recuerda que no es lo mismo estar ocupada que ser productiva.
• Otro aspecto que va en contra del buen manejo del tiempo es no diferenciar entre lo urgente y lo importante. Lo urgente es una situación que requiere ser resuelta de inmediato. Se presenta una y otra vez. Lo importante siempre compromete el futuro a corto, mediano o largo plazos, y la factura por no prestarle atención es alta, por ejemplo la poca o mala relación con los hijos.
• Cualquiera sea tu propósito de vida, ten presente que manejar tu propia agenda es parte de los derechos y obligaciones que tienes como ser individual. No dejes que factores externos, familia, amigos, estado de ánimo ni cualquier otra situación manejable te distraiga de tu objetivo y te robe los valiosos minutos de cada día.  

Ya sea que tu objetivo como emprendedora sea administrar los recursos de la casa y tener objetivos bien definidos para cada miembro de tu familia; o si tienes el propósito de iniciar un proyecto público que involucre a muchas otras personas a tu alrededor, debes fortalecer tu espíritu emprendedor para no perderlo ante los imprevistos y la falta de organización.

Para Zelaya, los aspectos básicos son: rodearte de gente que te agregue valor y te ayude a crecer. Esto quiere decir hacer una correcta selección de tus amistades, incluso regular el tiempo que dedicas a familiares si estos no corresponden a la descripción de relaciones prósperas. Un paso más allá sería buscar mentoras o mentores, de cuya experiencia puedas aprender.

Recuerda que tu desarrollo está inevitablemente relacionado con los conocimientos que adquieres cada día, por lo que debes ser cuidadosa con los programas de televisión que ves, los que escuchas en la radio y los libros que lees. Después de llenar tu mente de pensamientos positivos y eliminar esa vocecita que dice ‘soy mujer, no voy a poder’ o ‘no tengo los recursos necesarios’, debes pasar a la acción. “La idea no es lo más importante al emprender, sino que te tires al agua”, agrega Zelaya, y para ello nada mejor que hacerlo de manera organizada.



Por Alejandra Cardona

Fuentes: Julio Zelaya, director de sueños de Fábrica de sueños. Carlos Hurtarte, especialista en manejo de tiempo. Libro: 149 formas de aprovechar mejor el tiempo, de William J. Bond, editorial Selector.