Aprovechar mejor el tiempo en el trabajo

El tiempo invertido en nuestro trabajo es esencial ya que ocupa, en el mejor de los casos, la tercera parte de un día. Su planificación correcta o incorrecta puede llegar a condicionar otros aspectos de nuestra vida. {{La agenda es un instrumento imprescindible en la planificación de nuestra vida laboral. Hoy existen en el mercado numerosos tipos de agenda, desde las modernas electrónicas a las tradicionales de papel de diversos tamaños. Pero sea cual fuere el modelo empleado, lo esencial es el uso que le demos y los datos registrados.{{Una agenda correctamente operativa es aquella que, antes de empezar la jornada, nos muestra detalladamente todas las actividades proyectadas para el día: reuniones, gestiones, llamadas telefónicas y correo electrónico a enviar y responder.{{Otro complemento a la agenda, sobre todo cuando estamos saturados de trabajo, es la computadora. Aun si nuestra máquina está equipada con programas sencillos, debe ser capaz de avisarnos con una alarma el momento para ejecutar acciones puntuales, e incluso hacerlo con cierta anticipación: por ejemplo, avisarnos 15, 10 ó 5 minutos antes de iniciar una reunión a la que debemos acudir puntualmente. {{Un principio básico para aprovechar mejor la agenda es llevarla siempre a todas partes e ir anotando datos constantemente. Una visita concreta, una llamada, una idea, la solución a un problema, todo ha de estar registrado en ella.{{Pero su función ya no es sólo refrescarnos la memoria de las acciones pendientes. Esta herramienta cumple otra función importante: registrar en su globalidad cuál ha sido nuestra vida laboral. Por tanto, resulta útil guardar y tener almacenadas las agendas de años anteriores.{{La colección de estos archivos personales es una fuente de información incalculable a la que podemos recurrir tanto si continuamos trabajando en la misma empresa, como si hemos emigrado a otra. Además, y en otro orden de cosas, la misma agenda puede ayudarnos en el contexto personal, al anotar en ella fechas significativas como cumpleaños, citas con nuestro médico u otras gestiones personales por atender.

Al lado de la agenda nos rodean otros instrumentos en nuestro puesto de trabajo que nos hacen ganar tiempo y facilitan un poco nuestras vidas al inyectar velocidad al cumplimiento de nuestras obligaciones.{- Correo electrónico: la velocidad de transmisión de los datos es casi instantánea.{- Fax: de gran utilidad para enviar documentos a cualquier parte del mundo.{- Videoconferencias: tiene la ventaja de evitarnos realizar largos desplazamientos para asistir a reuniones importantes.{- Teléfono celular: indispensable para ser localizado a toda hora y realizar gestiones telefónicas, consultar Internet y enviar mensajes urgentes de texto.{{Adaptado de: Trucos para organizar el tiempo, Editorial Edimat.