EtiquetaSe considera privado un acto, reunión o presentación cuando está organizado para un grupo reducido y selecto de personas, con formalidad moderada y por entidades o instituciones privadas.
Aunque el acto sea privado exige el cumplimiento de normas elementales, aunque sólo sean de cortesía. Esto es importante debido a que hoy las personas se fijan cada vez más en aspectos protocolares que anteriormente, cuando estaban reservados para elites sociales, señala Álvaro De la Torre, autor del libro 100 consejos sobre buenas maneras.
Debido a esto, cuando se organiza cualquier acto lo que se está transmitiendo es la imagen de quien lo hace, ya sea una empresa, una entidad, una institución pública o una persona.
Por eso, es fundamental esmerarse en el correcto desarrollo de la actividad sin dejar lugar a la improvisación y sin comprometer la imagen de una compañía, producto o servicio.
Si eres invitadaAl ser partícipes de un acto privado, como un seminario, convención o presentación, debemos conocer el modelo de vestuario a lucir en función del tipo de encuentro organizado y el lugar. Si cabe alguna duda, lo mejor es consultar con las personas responsables de la reunión.
La puntualidad y las buenas maneras debes tenerlas presente siempre, sobre todo al ser invitada a este tipo de reunión.
Por educación debes saludar a todos los presentes cuando sea posible.
Si existe la oportunidad de comer y beber, la moderación es la mejor opción.
Cuidar la imagen personal también equivale a ser puntual, y no marcharse al poco tiempo.
Cuando eres la organizadoraSi en un momento determinado de la carrera es necesario planificar un tipo de actividad con sentido comercial, es válido tener en cuenta los siguientes aspectos:
Una vez terminado el listado de invitados, el siguiente paso es elegir el salón adecuado. Si la institución no posee uno que reúna características como ser cómodo, amplio, claro y acogedor, conviene alquilar uno en un hotel.
El lugar elegido debe reunir cualidades acústicas básicas como amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables y podios con el logotipo de la empresa o institución.
En cuanto a la ornamentación, los principales elementos de un salón para este fin son los manteles, vajilla y arreglos florales.
El responsable del protocolo es quien supervisa la redacción de las invitaciones y se encarga de que lleguen a cada destinatario a tiempo, indica De la Torre.
Uno de los detalles más importantes de las conferencias, seminarios o presentaciones es la organización del servicio de comida. Este aspecto no sólo incrementa la posibilidad de asistencia, sino también es un gesto de respeto y atención a los convocados.
En relación a la entrega de material de apoyo, desde el área de protocolo, también puede confeccionarse una carpeta informativa para dar a los medios de comunicación invitados y al resto de la concurrencia. En la carpeta de presentación puede incluirse información pertinente y de apoyo.
Cabe subrayar que las personas involucradas en la organización tienen la responsabilidad de recibir a los invitados y acompañarlos hasta su mesa. Al final los despiden agradeciendo su presencia, concluye De la Torre.
Karla Rímola Molina
Fuente: asesora de imagen Brenda Sanchinelli, Consultores en Imagen, Carla Cirigliano, maestra en ceremonial y protocolo. Libro: 100 consejos sobre buenas maneras. www.protocolo.org
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