Saturados de videollamadas: ¿habría bastado con un email?

Por Amelie Breitenhuber (dpa)

Una media de ocho al día, según el resultado de una encuesta realizada por la empresa alemana Bitkom Research a comienzos de 2021.

Así las cosas, no es de extrañar que muchas personas que teletrabajan estén ahora bastante saturadas con las interminables reuniones por vídeo. ¿No se podrían haber resumido las últimas tres horas en un breve correo electrónico? La experta en teletrabajo Teresa Hertwig explica en una entrevista en qué consisten realmente las reuniones y cómo evitar que se nos vayan de las manos.

Una cosa es segura: probablemente no se puedan evitar por completo ni los correos electrónicos ni las videollamadas, especialmente si muchos trabajan en casa durante la pandemia de coronavirus. “El gran problema es que necesitamos un equilibrio en el tema de la comunicación. Como no podemos vernos, la avalancha de reuniones y correos electrónicos aumenta”, dice Hertwig.

Sin embargo, un problema frecuente es que las reuniones por vídeo no están limitadas, señala la experta. Esa falta de límites se refiere tanto al número de participantes como a la duración. Por eso, según Hertwig, es importante hacerse la pregunta: ¿realmente tienen que estar todos? “Ahí es donde los gerentes deben llamar a los empleados para que hablen con franqueza y, si es necesario, digan: ‘no hay necesidad de que esté en esa reunión'”, recomienda.

Limitar el tiempo es también una responsabilidad conjunta del jefe y del equipo. “Antes de cada reunión, también hay que definir ya cuál es el resultado deseado”, apunta la experta. En este caso, es útil tener un orden del día claro. “Se destina un tiempo a cada punto del orden del día y luego se determina, por ejemplo: ‘hablaremos sobre cada punto durante 15 minutos, después se pasa al próximo, independientemente de que hayamos terminado o no'”, explica Hertwig.

Así es como se acaba educando al equipo, indica. “Pero para eso se necesita un cronómetro y un moderador que asegure que los más introvertidos tengan la oportunidad de hablar y que ponga freno a los oradores que se exceden”. El que cronometra el tiempo también debe poder intervenir de vez en cuando y anunciar al comienzo de cada reunión que se interrumpirá a quien supere el tiempo asignado. “Así se aprende de forma conjunta a ir más rápido al grano”.

Hertwig cree que un correo electrónico tampoco es mejor idea que una reunión bien estructurada. “Todo el mundo está saturado de correos electrónicos. Mi recomendación es clara: los correos electrónicos no son suficientes como herramienta de comunicación para el teletrabajo”.

Según esta experta, los correos electrónicos son poco adecuados para la comunicación interna y sólo deben utilizarse para la correspondencia con contactos fuera de la propia organización. Todo lo demás debería introducirse como tarea en una herramienta de gestión de proyectos o comunicarse mediante una herramienta de colaboración interna.

Sólo así se logra una transparencia sobre las capacidades disponibles y el estado de todas las tareas, así como una comunicación en tiempo real. “No deberíamos escribir más correos electrónicos en el intento de tener menos reuniones”, añade Hertwig.

Cuando realmente hay algo que debatir, es más efectivo celebrar una reunión lo más breve posible, indica Hertwig. Las reuniones más largas con todo el equipo, por ejemplo, deberían tener lugar una vez a la semana, en función de las necesidades que vayan surgiendo.

dpa