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Regresar a la oficina: cómo mantenerse conectado y socialmente distante

Empresas de todo el mundo debaten cómo y cuándo regresar a la oficina.

Por: The Conversation

La salud y la seguridad han adquirido un significado completamente nuevo en la era del coronavirus. Para que las personas regresen de manera segura, las opciones para el rediseño de la oficina son desconcertantes. ¿Cómo se deben organizar los escritorios para permitir el distanciamiento social junto con los beneficios de estar en la misma habitación? ¿Es necesario que la gente regrese cinco días a la semana?

Muchas empresas buscan que algunos empleados trabajen desde casa, parte del tiempo. Pero a menos que se piense detenidamente en esto, las empresas corren el riesgo de quedarse estancadas en el medio, sin lograr ni los beneficios de la oficina tradicional ni la seguridad que confiere el hogar.

Considere, por ejemplo, la oficina de 6 pies . Este concepto, desarrollado por una multinacional de bienes raíces comerciales, Cushman and Wakefield, tiene como objetivo garantizar que los empleados permanezcan separados por dos metros en todo momento. Se logra espaciando los escritorios, creando una circulación de personas en un solo sentido e incluyendo señales visuales en la alfombra alrededor de cada escritorio para empujar a las personas a mantener la distancia.

Esta idea corre el riesgo de tirar al bebé con el agua del baño. Como ha señalado la erudita en arquitectura Kerstin Sailer , su combinación de muebles distantes, empujones y advertencias también puede estigmatizar la interacción social, impulsando toda la comunicación en línea, incluso en la oficina. Si ese es el caso, ¿por qué no trabajar desde casa?

Las empresas deben incorporar una lección esencial del bloqueo de COVID-19: Zoom funciona sorprendentemente bien. Pero también hay muchos beneficios para la interacción informal, algo que una videollamada preestablecida no puede reproducir. A la luz de esto, proponemos un sistema híbrido de lo mejor de ambos mundos. Si entran menos personas para mantener el distanciamiento social, es mejor tener todos los equipos representados. Y el diseño de la oficina debe facilitar las conexiones entre las personas en lugar de mantenerlas separadas.

Comunicación planificada vs no planificada

Existe una distinción importante entre la comunicación planificada y no planificada en el trabajo. La comunicación no planificada generalmente tiene lugar a través de encuentros fortuitos y, lo que es más importante, involucra conversaciones entre equipos. Aquí se necesita proximidad.

Esto se debe a que, por lo general, los diferentes equipos no forman parte de la misma línea jerárquica, por lo que la comunicación depende de compromisos no planificados, como escucharse hablar o encuentros casuales en el pasillo. Esto puede tener beneficios comerciales reales. Como uno de nosotros ha documentado en nuestro libro reciente , la interacción social no planificada a través de escritorios cercanos en un piso de negociación de Wall Street mejoró el uso de modelos financieros.

En el caso de la comunicación planificada, la tecnología de conferencias remotas ha hecho que la proximidad sea menos importante. La razón es que la comunicación dentro del equipo generalmente ocurre de manera planificada y rutinaria, por lo que todo lo que necesita es una plataforma digital.

Vista posterior de la mujer en videollamada con mucha gente.
Las videollamadas funcionan bien para la comunicación planificada. Shutterstock.com

Este mensaje salió claramente de un evento de panel que organizamos en el Centro de Riesgo Sistémico de la LSE . Charles Bristow, jefe global de negociación de tipos del banco de inversión JP Morgan, y uno de los panelistas, explicó que “un equipo de personas que negocian juntas en un solo producto recibe consultas entrantes a través de los mismos canales” y “utilizan las mismas herramientas”. Por esa razón, comunicarse de forma remota es increíblemente fácil e incluso puede ser más eficiente.

Por lo tanto, la proximidad física es principalmente necesaria para la comunicación no planificada. Significa que el trabajo remoto puede continuar a un costo reducido para la comunicación planificada. Y potencialmente significa que si las empresas quieren traer un número limitado de personas a la oficina, deberían centrarse en tener al menos un miembro de cada equipo. Esto permitirá la comunicación entre equipos, que se basa en la proximidad física.

Mantener a todos comprometidos

Otro elemento importante del diseño de oficinas a tener en cuenta es el grado en que facilita el compromiso de los empleados, ya sea que las personas abandonen sus escritorios para entrar en contacto cara a cara. Esto es importante para construir mejores relaciones entre colegas y la cultura de la empresa.

Para facilitar esto, el enfoque en el distanciamiento social debe distinguir entre distancia y accesibilidad. Si bien la distancia reduce la medida en que las personas pueden interactuar entre sí y colaborar, la investigación en arquitectura muestra que la facilidad de acceso y la facilitación del movimiento pueden compensar en parte la distancia.

Como ha establecido Sailer , en una casa donde se puede acceder a todas las habitaciones a través de una puerta, la conexión es mucho más fácil que en una en la que solo se puede acceder a una habitación determinada desde la contigua. El mismo grado de distanciamiento entre las personas, en otras palabras, puede conducir a niveles de participación muy diferentes.

Para lograr esta conectividad (manteniendo la distancia social), las empresas pueden aprovechar el regreso escalonado de los empleados para eliminar algunos escritorios y crear un corredor alrededor de la periferia de sus oficinas de planta abierta, dando a los empleados la oportunidad de acceder fácilmente entre sí. Los encuentros y las conversaciones se pueden facilitar aún más con los rincones y esquinas fuera de dicho corredor, de modo que los empleados puedan tener encuentros personales rápidos sin bloquear la circulación.

El regreso a la oficina después de meses de trabajo remoto brinda a las empresas la oportunidad de hacer que sus configuraciones sean más efectivas. Pueden incorporar los beneficios del trabajo remoto, al tiempo que garantizan que las personas puedan interactuar e intercambiar ideas de una manera más segura que si replicaran ciegamente sus acuerdos laborales anteriores a COVID.

La salud y la seguridad han adquirido un significado completamente nuevo en la era del coronavirus. Para que las personas regresen de manera segura, las opciones para el rediseño de la oficina son desconcertantes. ¿Cómo se deben organizar los escritorios para permitir el distanciamiento social junto con los beneficios de estar en la misma habitación? ¿Es necesario que la gente regrese cinco días a la semana?

Muchas empresas buscan que algunos empleados trabajen desde casa, parte del tiempo. Pero a menos que se piense detenidamente en esto, las empresas corren el riesgo de quedarse estancadas en el medio, sin lograr ni los beneficios de la oficina tradicional ni la seguridad que confiere el hogar.

Considere, por ejemplo, la oficina de 6 pies . Este concepto, desarrollado por una multinacional de bienes raíces comerciales, Cushman and Wakefield, tiene como objetivo garantizar que los empleados permanezcan separados por dos metros en todo momento. Se logra espaciando los escritorios, creando una circulación de personas en un solo sentido e incluyendo señales visuales en la alfombra alrededor de cada escritorio para empujar a las personas a mantener la distancia.

Esta idea corre el riesgo de tirar al bebé con el agua del baño. Como ha señalado la erudita en arquitectura Kerstin Sailer , su combinación de muebles distantes, empujones y advertencias también puede estigmatizar la interacción social, impulsando toda la comunicación en línea, incluso en la oficina. Si ese es el caso, ¿por qué no trabajar desde casa?

Las empresas deben incorporar una lección esencial del bloqueo de COVID-19: Zoom funciona sorprendentemente bien. Pero también hay muchos beneficios para la interacción informal, algo que una videollamada preestablecida no puede reproducir. A la luz de esto, proponemos un sistema híbrido de lo mejor de ambos mundos. Si entran menos personas para mantener el distanciamiento social, es mejor tener todos los equipos representados. Y el diseño de la oficina debe facilitar las conexiones entre las personas en lugar de mantenerlas separadas.

Comunicación planificada vs no planificada

Existe una distinción importante entre la comunicación planificada y no planificada en el trabajo. La comunicación no planificada generalmente tiene lugar a través de encuentros fortuitos y, lo que es más importante, involucra conversaciones entre equipos. Aquí se necesita proximidad.

Esto se debe a que, por lo general, los diferentes equipos no forman parte de la misma línea jerárquica, por lo que la comunicación depende de compromisos no planificados, como escucharse hablar o encuentros casuales en el pasillo. Esto puede tener beneficios comerciales reales. Como uno de nosotros ha documentado en nuestro libro reciente , la interacción social no planificada a través de escritorios cercanos en un piso de negociación de Wall Street mejoró el uso de modelos financieros.

En el caso de la comunicación planificada, la tecnología de conferencias remotas ha hecho que la proximidad sea menos importante. La razón es que la comunicación dentro del equipo generalmente ocurre de manera planificada y rutinaria, por lo que todo lo que necesita es una plataforma digital.

Vista posterior de la mujer en videollamada con mucha gente.
Las videollamadas funcionan bien para la comunicación planificada. Shutterstock.com

Este mensaje salió claramente de un evento de panel que organizamos en el Centro de Riesgo Sistémico de la LSE . Charles Bristow, jefe global de negociación de tipos del banco de inversión JP Morgan, y uno de los panelistas, explicó que “un equipo de personas que negocian juntas en un solo producto recibe consultas entrantes a través de los mismos canales” y “utilizan las mismas herramientas”. Por esa razón, comunicarse de forma remota es increíblemente fácil e incluso puede ser más eficiente.

Por lo tanto, la proximidad física es principalmente necesaria para la comunicación no planificada. Significa que el trabajo remoto puede continuar a un costo reducido para la comunicación planificada. Y potencialmente significa que si las empresas quieren traer un número limitado de personas a la oficina, deberían centrarse en tener al menos un miembro de cada equipo. Esto permitirá la comunicación entre equipos, que se basa en la proximidad física.

Mantener a todos comprometidos

Otro elemento importante del diseño de oficinas a tener en cuenta es el grado en que facilita el compromiso de los empleados, ya sea que las personas abandonen sus escritorios para entrar en contacto cara a cara. Esto es importante para construir mejores relaciones entre colegas y la cultura de la empresa.

Para facilitar esto, el enfoque en el distanciamiento social debe distinguir entre distancia y accesibilidad. Si bien la distancia reduce la medida en que las personas pueden interactuar entre sí y colaborar, la investigación en arquitectura muestra que la facilidad de acceso y la facilitación del movimiento pueden compensar en parte la distancia.

Como ha establecido Sailer , en una casa donde se puede acceder a todas las habitaciones a través de una puerta, la conexión es mucho más fácil que en una en la que solo se puede acceder a una habitación determinada desde la contigua. El mismo grado de distanciamiento entre las personas, en otras palabras, puede conducir a niveles de participación muy diferentes.

Para lograr esta conectividad (manteniendo la distancia social), las empresas pueden aprovechar el regreso escalonado de los empleados para eliminar algunos escritorios y crear un corredor alrededor de la periferia de sus oficinas de planta abierta, dando a los empleados la oportunidad de acceder fácilmente entre sí. Los encuentros y las conversaciones se pueden facilitar aún más con los rincones y esquinas fuera de dicho corredor, de modo que los empleados puedan tener encuentros personales rápidos sin bloquear la circulación.

El regreso a la oficina después de meses de trabajo remoto brinda a las empresas la oportunidad de hacer que sus configuraciones sean más efectivas. Pueden incorporar los beneficios del trabajo remoto, al tiempo que garantizan que las personas puedan interactuar e intercambiar ideas de una manera más segura que si replicaran ciegamente sus acuerdos laborales anteriores a COVID.

Daniel Beunza, profesor asociado de Gestión, Ciudad, Universidad de Londres y Derin Kent, investigador postdoctoral en administración, Universidad de Aalto

Este artículo se republica de La conversación bajo una licencia Creative Commons. Leer el articulo original.